Contabilità

La contabilità viene tenuta attraverso la compilazione dei seguenti registri:

  1. registro dei conferenti
  2. registro "altri fornitori"
  3. registro di raccolta

Gli acquirenti sono tenuti all'obbligo della conservazione per almeno tre anni della documentazione contabile e di ogni altro tipo di documentazione che possa consentirne il controllo.
Importante risulta acquisire e conservare la documentazione che attesti la disponibilità della quota da parte del conferente. Per gli adempimenti degli acquirenti fanno fede i dati comunicati dalle regioni tramite il SIAN.


1. Registro dei conferenti

Entro il mese successivo a quello di riferimento gli acquirenti trasmettono alla Regione i dati aggiornati del registro "conferenti".
I dati contenuti nel registro vengono certificati dal Primo Acquirente mediante l'apposizione della firma elettronica.
Il registro conferenti deve contenere almeno le seguenti informazioni:

  • estremi identificativi del conferente e dell'azienda di produzione
  • elementi della comunicazione del quantitativo di riferimento individuale (QRI) inviata dalla Regione al produttore
  • quantitativo di riferimento individuale (QRI) e il tenore materia grassa di riferimento disponibile (TMGR)
  • quantitativo (QRI) e tenore materia grassa di periodo (TMGP) del latte consegnato mensilmente
  • quantitativo complessivo rettificato
  • quantitativo in esubero

Il registro viene messo a disposizione nel SIAN ed è attraverso il SIAN che deve essere fatto l'inoltro mensile alle Regioni, anche nel caso in cui la ditta Primo Acquirente non abbia ritirato latte dai conferenti.
Nel periodo transitorio, il registro può essere costituto dai fogli stampati su carta comune.
La rettifica dei dati del registro può essere fatta entro 20 giorni dall'invio, per esempio i dati del mese di settembre devono essere inviati entro la fine del mese di ottobre: la rettifica può essere fatta entro il 20 novembre.

Per i dati del mese di marzo l'inoltro si esegue entro il 30 aprile e l'eventuale rettifica entro il 14 maggio.


2. Registro "altri fornitori"

Il registro "altri fornitori" è costituito da fogli numerati e vidimati dall'Ufficio Coordinamento Funzioni Ispettive (U.C.F.I.) competente per territorio e che contenga almeno le seguenti informazioni:

  • estremi identificativi del fornitore
  • quantitativo di latte sfuso acquistato
  • quantitativo di prodotti lattiero-caseari acquistato

Al SIAN verranno registrati e trasmessi, con gli stessi termini e con le stesse modalità del registro mensile dei conferenti, solo i dati del registro fornitori relativi ai quantitativi di latte sfuso.
La stampa di tali quantitativi, su fogli numerati e vidimati dal competente Ufficio Coordinamento Funzioni Ispettive, soddisfa l'obbligo di tenuta del registro.

Il registro può pertanto risultare costituito da due sezioni: una relativa al latte sfuso e una relativa agli altri prodotti acquistati non da produttori.

3. Registro di raccolta ed elenco dei trasportatori

Il registro di raccolta è costituito da fogli numerati e vidimati dall'Ufficio Coordinamento Funzioni Ispettive competente per territorio. La Regione può autorizzare sistemi informatizzati di registrazione della raccolta che devono comunque garantire la possibilità di controllo dei quantitativi di latte trasportati.

Le disposizioni relative al registro di trasporto entrano in vigore dal 1 gennaio 2004.
Prima di questa data è quindi necessario che i primi acquirenti provvedano a far numerare e vidimare dalle amministrazioni provinciali competenti per territorio i documenti di trasporto.

Il trasportatore, durante la raccolta del latte, deve tenere un registro, in doppia copia, che contenga i seguenti elementi:

  • dati identificativi della ditta acquirente e del destinatario, se diverso
  • dati identificativi del trasportatore
  • targa dell'automezzo utilizzato per il trasporto

Per ogni singola consegna di latte devono essere riportati:

  • ora della consegna
  • dati identificativi del produttore
  • data del trasporto
  • quantitativo di latte ritirato
  • firma del produttore o di un suo delegato
  • firma del conducente del mezzo

Al termine della raccolta il registro deve essere sottoscritto dall'acquirente che ne trattiene una copia mentre l'altra rimane al trasportatore.
Prima dell'inizio di ogni campagna produttiva gli acquirenti devono comunicare alla regione l'elenco dei trasportatori, con l'indicazione degli eventuali centri di raccolta utilizzati.
Gli acquirenti devono inoltre comunicare le variazioni in corso di campagna prima che il trasportatore inizi ad operare.
La comunicazione viene fatta utilizzando il SIAN, indicando la targa dell'automezzo e l'autorizzazione sanitaria per le autocisterne.

Tale comunicazione deve essere fatta entro il 31 marzo.

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